Si planificar un evento a nivel local ya supone un reto, la organización de un evento internacional puede poner al límite las capacidades organizativas de cualquier profesional de los eventos. A las dificultades habituales se suman las de gestionar todo lo relativo a idiomas, zonas horarias, cambios de moneda, jet lag… Para poner un poco de orden he recopilado esta guía rápida que te puede ayudar a tenerlo todo bajo control.

Planifica con más antelación de lo habitual

Para organizar un evento internacional necesitarás más tiempo de preparación que para un evento local. Cada fase de la preparación se prolongará más tiempo: negociaciones, contratos, reserva de viajes, alquiler de sala, programación de rutas y visitas, desplazamientos… De igual modo, los participantes internacionales a tu evento también agradecerán el recibir la convocatoria con mayor antelación. Por tener una referencia concreta, Eventbrite en su artículo ¿Cuánto tiempo me lleva organizar un evento? recomienda que la fecha límite para envío de material de promoción y difusión de un evento internacional debe ser de entre 24 y 12 meses previos a su fecha de celebración.

Invítales a tu evento con tiempo suficiente para que puedan preparar y reunir todo lo necesario, solicitar visados, enviar material desde sus respectivos países de origen y reservar el viaje en mejores condiciones económicas, ya que las prisas suelen conllevar un mayor gasto. Ten a mano la legislación sobre visados porque recibirás preguntas de todo tipo sobre el tema, para que así puedas al menos ofrecer una primera respuesta y derivar a alguna institución para más información.

Para que el jet lag no perjudique a tus visitantes internacionales, fija una hora de comienzo no muy temprana para la sesión del primer día. También deja una hora más de lo habitual para la comida, a fin de permitir esa pausa tan sana que los españoles inventamos para todo el mundo como es la siesta.

Adelántate a las preguntas y problemas

Ahorra tiempo a tus participantes internacionales ofreciéndoles una lista de verificación o de preguntas más frecuentes, que puedes colgar en la página web del evento. Esta lista debe incluir todas las dudas más habituales sobre viajes internacionales, cambios de moneda, normas de transporte y aduanas, horarios de viajes, barreras idiomáticas y culturales, posibles gastos y temas de seguridad.

Una lista de verificación con todo lo que es necesario puede venir bien a cualquier participante nacional o internacional. Esta lista puede incluir cosas como adaptadores para aparatos electrónicos, tarifas de telefonía internacionales, aplicaciones móviles útiles y, por supuesto, no debe faltar el pasaporte. Hay que pensar tanto en lo obvio como en lo fuera de lo común.

También te recomendaría que hicieras un recopilación de diferencias culturales y posibles “meteduras de pata” para evitar situaciones embarazosas típicas a tus visitantes internacionales. Seguro que tienes amigos o familiares extranjeros que te han contado algunas de estas situaciones en sus primeros meses en tu país.

Cuenta con un servicio de traducción e interpretación

Aunque el inglés es ya la lengua de facto para entenderse con personas de todo el mundo, en determinadas situaciones sigue siendo necesaria una traducción o interpretación profesional. Por eso ofrece a tus participantes internacionales la opción de seguir las ponencias en su propio idioma poniendo a su disposición un servicio de interpretación profesional.

Simplifica lo complejo

No sobrecargues a tus participantes internacionales con emails, instrucciones de varias páginas y actividades de sol a sol durante los días del evento. Esto vale no sólo para las horas del evento, sino también para las actividades fuera del mismo. Estructura toda la información y preséntala de forma sencilla, ofreciendo una fuente para ampliarla en caso de que alguien tenga más interés. En este sentido, y pensando en los traductores e intérpretes, utiliza un lenguaje estándar con un estilo informativo.

Ofrece una experiencia típica de tu ciudad

Al interés profesional de tus participantes internacionales por tu evento seguro que se suma su expectativa de conocer la ciudad y su cultura durante el tiempo de ocio restante. Por eso no dudes en incluir especialidades gastronómicas locales en el menú del evento, al menos como opción. También es una buena idea ofrecerles la posibilidad de mostrarles las tradiciones y espectáculos locales, e incluso enseñarles algo sobre ellas en talleres fuera del evento que organices. A veces las actividades deportivas al aire libre, como correr o un paseo en bicicleta, pueden servir como una oportunidad para hacer algo de turismo por la ciudad.

Planifica el seguimiento pos-evento

En un evento internacional todo adquiere mayor envergadura: las expectativas, los costes, los riesgos… pero también las recompensas. Aprovecha la ocasión para hacer un seguimiento de los contactos nuevos que hagas, enviándoles cualquier información que pueda ser relevante para ellos. Normalmente todos los participantes quieren llevarse las presentaciones y otros recuerdos del evento como fotografías y vídeos, incluyendo los momentos networking y otras actividades de ocio fuera del evento. Aunque hoy con las redes sociales es muy difícil controlar todo, procura compartir este material de forma prudente.

Ten previstos los imprevistos

Encuentra el equilibrio entre la planificación meticulosa y la flexibilidad para reorganizar detalles sobre la marcha. Siempre pueden suceder cosas imposibles de prever. Intenta siempre reaccionar ante ellas de forma positiva y asume el liderazgo de la situación de forma proactiva. Los participantes serán siempre comprensivos ante tu dificultad para solucionar imprevistos, pero se llevarán una pésima impresión si reaccionas negativamente.

En resumidas cuentas, planifica todo con tiempo extra suficiente, informa y cuida a tus participantes internacionales, y adelántate a las dificultades que puedan surgir. No hay fórmulas infalibles para el éxito, sino sólo una combinación de conocimientos técnicos, trabajo de equipo y una actitud positiva. Y para rematar el éxito nada mejor que cuidar de los detalles y ofrecer alguna sorpresa positiva.

 

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